Secrétaire Assistant

Titre professionnel du Ministère chargé de l'Emploi- Niveau IV (équivalent du Bac)

LE METIER

L'emploi de secrétaire assistant (e) se caractérise par une grande polyvalence.

Vous intervenez en appui administratif et logistique auprès d'un responsable hiérarchique ou d'une équipe et, travaillez dans tous types d'entreprises (privées, publiques, associatives) et de secteurs professionnels.

Selon que vous soyez seul (e) dans une petite structure, rattaché(e) à un service ou une direction, vous n'aurez pas tout à fait les mêmes missions ni les mêmes exigences.

D'une façon générale:

  • Vous prenez en charge l'ensemble des travaux courants de secrétariat d'une organisation ou d'un service en appréciant les urgences et les priorités (accueil, gestion du courrier et des appels téléphoniques, mise en forme de documents, tableaux…).
  • Vous assistez une équipe en gérant les agendas, les plannings et en organisant les déplacements et les réunions, dans le respect des contraintes de l'équipe et des impératifs budgétaires.
  • Vous assurez le traitement et le suivi administratif courant du personnel (absences, congés, etc.) et des opérations commerciales (achats, ventes), ainsi que le suivi des statistiques du service ou de l'organisation (création et actualisation de tableaux de bord et graphiques).
  • Vous êtes l'interface entre votre service et l'extérieur et relayez l'information auprès de votre hiérarchie ou de l'organisation.
  • Vous facilitez le travail de votre hiérarchie grâce à la préparation de dossiers, la mise en forme de tous types de documents, la rédaction de certains écrits et le classement des documents ;

L'organisation des tâches qui vous incombent relève de votre propre initiative, en gérant les priorités et les urgences.

Le (la) secrétaire assistant (e) peut être amené (e) à remplacer un (e) autre secrétaire pendant son absence, ce poste nécessite donc une capacité d'adaptation et d'ouverture sur son environnement.

QUALITES REQUISES POUR LES SITUATIONS DE TRAVAIL

  • Tolérance à la station assise prolongée
  • Aptitude au travail sur écran
  • Bonne vision avec ou sans correction
  • Bonne audition ou prothèse auditive
  • Bonne qualité de la phonation
  • Facultés d'adaptation aux changements techniques
  • Capacités d'organisation, d'autonomie et de rigueur
  • Sens des responsabilités et de l'initiative
  • Esprit de coopération
  • Capacités à gérer les urgences et priorités
  • Les handicaps psychiatriques non stabilisés sont incompatibles avec ce métier.

ORGANISATION DES COURS ET ACCOMPAGNEMENT DES STAGIAIRES

  • Les groupes de formation sont composés de 8 à 15 stagiaires.
  • Un entretien individuel et un positionnement réalisés en préalable à la formation.
  • Des méthodes de pédagogie active sont utilisées : une mise en situation réelle dans l'entreprise, alternée avec des périodes d'acquisition de connaissances théoriques et des simulations.

L'accent est également mis sur l'acquisition d'une certaine autonomie dans la réalisation des différents travaux. Mais chaque fois que nécessaire, une aide individuelle adaptée est apportée.

Progressivement le stagiaire doit être amené à prendre conscience de ses progrès et devenir acteur de sa formation, en ayant conscience de l'utilité de ses apprentissages dans sa vie quotidienne et professionnelle

LA FORMATION

La formation dure 20 mois, avec des périodes d'application en entreprise. Le centre est fermé pour congés annuels : cinq semaines par an.

Une préparatoire intégrée de 6 mois

Située en début de formation, il s'agit d'un moment où les stagiaires travailleront tout particulièrement sur :

  • La réactualisation de leurs connaissances de base en français, en mathématiques, en organisation, les mécanismes d'apprentissage et l'environnement de l'entreprise.
  • La pratique des techniques de secrétariat, les règles de la rédaction, l'informatique et la découverte des logiciels bureautiques, etc.
  • La consolidation de leur projet professionnel.
  • La préparatoire, appelée également période pré-qualifiante, fait partie intégrante du Titre professionnel. Elle a pour objectif de permettre à chacun d'acquérir les connaissances de base nécessaires à l'exercice d'un des emplois du secteur tertiaire.

Cette phase permet de créer les conditions les plus favorables au déroulement du futur cursus de formation en permettant au stagiaire d'installer une dynamique d'apprentissage. Il s'agit, suivant les besoins individuels de chaque stagiaire, de s'intégrer dans une dynamique de resocialisation en acceptant :

  • les contraintes de la formation et d'un travail (horaires, environnement, travail en équipe)
  • les échanges et partages de la vie en communauté
  • les activités des différents ateliers

Une phase qualifiante de 14 mois qui s'articule autour de 2 activités :

  • Activité 1 : Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe.
  • Activité 2 : Réaliser le traitement administratif des diverses fonctions de l'entreprise

VALIDATION DU TITRE PROFESSIONNEL

Les stagiaires sont évalués par un jury composé de professionnels du secteur d'activité, qui décerne le Titre aux candidats dont les compétences sont suffisantes.

En cas d'échec, le jury peut valider une ou plusieurs unités de formation en accordant les Certificats de Compétences Professionnelles (CCP) correspondants.

Responsable de Formation : Hélène PAPALIA

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